Wiederkehrende Aufträge
Wiederkehrende Aufträge (Rechnungen und andere):Mit diesem Programmteil können wiederkehrende Aufträge automatisiert erzeugt werden.
Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt Extra
Ablauf:
1. Erstellen Sie die erste Rechnung und schließen Sie sie ab.
2. Rufen Sie über das Menü Extra den Punkt Wiederkehrende Aufträge auf.
3. Wählen Sie Aktuellen Auftrag hinzufügen.
oder:
1. Rufen Sie über das Menü Extra den Punkt Wiederkehrende Aufträge auf.
2. Wählen Sie Leere Aufträge für Adresse.
3. Wählen Sie eine Rechnungsvorlage aus (Sie können in der Vorlage bereits Positionen eingetragen haben).
Legen Sie jetzt die Eigenschaften fest:
1. Die Anzahl der Rechnungen, die der Kunde erhalten soll.
Sie können eine feste Anzahl oder unbegrenzt viele, aber begrenzt auf einen Stichtag, festlegen.
2. Bestimmen Sie, in welchem Abstand die Rechnungen erstellt werden sollen (täglich bis Jahr).
3. Testen Sie den Plan. Dies erfolgt beim Speichern automatisch, wenn noch kein Plan erstellt wurde.
Der Inhalt der erstellten Rechnungen entspricht dem der Ausgangsrechnung. Sie müssen lediglich den Text über der Artikeltabelle neu gestalten.
Dafür steht Ihnen der Knopf Text zur Verfügung. Hier steht Ihnen neben den Adressdaten auch ein Platzhalter für den Zeitraum zur Verfügung.
Wenn Sie z. B. als Zeitraum "Monat" wählen, wird die Textstelle ersetzt durch [Beginn Monat bis Ende Monat]. Ändern Sie den Zeitraum, wird auch der Platzhalter automatisch geändert.
Die Funktion können Sie über eine Vorschau überprüfen. Sie müssen diesen Text im Allgemeinen nur einmal erstellen. Übernehmen Sie den Text dann als Standard.
Datumstext vordatieren:
Wenn die Rechnungen für eine Leistung nach Rechnungsdatum erstellt werden, aktivieren Sie diesen Haken. Die Datumsangabe wird dann vordatiert.
Auftragdatum = geplantes Datum:
Diese Option sollte normalerweise auf "aus" stehen.
Wenn Sie den Haken aktivieren, wird als Auftragsdatum das geplante Datum benutzt.
Es entspricht aber im Allgemeinen nicht dem Datum der Erstellung.
Damit können Sie den Plan speichern:
Zum Ausführen gehen Sie auf den Reiter Ausführen.
Angezeigt werden Ihnen alle Rechnungen, die geschrieben werden müssen.
Aufträge nur Erstellen nicht abschliessen:
Diese Option erstellt unfertige Rechnungen, Sie können also die Rechnungen vor Abschluss nochmals kontrollieren. Ein automatischer Versand ist dann nicht möglich. Die entsprechenden Konditionen finden Sie aber im Internen Feld des Auftrages.
Aufträge individuell gestalten:
Wenn Sie Leere Aufträge für Adresse benutzt haben, können Sie jeden Auftrag individuell ändern, Aufträge hinzufügen und löschen.
Erweiterte Möglichkeiten:
Rechnungen können auch per E-Mail oder Fax versendet werden. Füllen Sie in diesem Fall das Feld Fax/ E-Mail aus. Mit dem Knopf kann ein Eintrag aus der jeweiligen Adresse gewählt werden.
Wenn die Rechnung per PDF- E-Mail versendet werden soll, ist es erforderlich, einen Vortext für die E-Mail anzugeben. Dafür stehen hier die gleichen Möglichkeiten wie für den Text über der Artikeltabelle zur Verfügung. Die erstellen Rechnungen werden automatisch maximal bis zu einer Tiefe von 50 verknüpft.
Sprungmöglichkeiten:
Sie können jedem Auftrag per Drag & Drop zum Hauptfenster anwählen.
Zur Beachtung:
- Ein Plan kann nur geändert werden, wenn noch keine Rechnung erstellt wurde.
- Bilder können nicht in den Text über der Artikeltabelle eingefügt werden.
- Beim Erstellen der Aufträge werden evtl. spezielle Druckeinstellungen benutzt (Einstellungen Automatische Aktionen). Wenn dies der Fall sein sollte, ist die Druckerauswahl ohne Wirkung.
- Während der Erstellung der Aufträge sind andere Zugriffe auf Ihre Datenbank nur eingeschränkt möglich.
- Mehr als 5000 Aufträge sollten in einem Durchlauf nicht erstellt werden.
Tipp:
Wenn Sie einen Auftrag hinzufügen wollen, legen Sie Texte und Optionen fest und klicken Sie auf Als Standard übernehmen. Den Auftrag können Sie wieder entfernen.
Wenn Sie die Aufträge per E-Mail versenden, aktivieren Sie am besten Nach Senden Drucken. Dadurch werden die Aufträge im Anschluss automatisch gedruckt (Einstellungen dafür legen Sie unter Einstellungen Automatische Aktionen fest).
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