Rechnungsprogramm OfficeSI - SE-CS erstellt Software für Handwerker und alle Gewerbetreibende

Auftrag-Import und Export Cloud

Auftrag-Import und Export Cloud

Mit dem Auftrag-Import/Export für OfficeSI sind Sie in der Lage erfasste Aufträge per Email, Filetransfer oder über einen Cloud-Ordner an einen anderen Standort, in eine andere Datenbank,  zu übertragen.
Typische Anwendung ist ein Homeoffice Nutzer, der z.b. nur Angebote erstellen soll.

Benötigt werden:
Ein idealerweise getrenntes Emailpostfach, oder einen gemeinsamen Cloud-Ordner im Web.
Bei einem Cloud-Ordner muss die Software des Anbieters den Ordner aktuell halten.
Cloud-Ordner sind nicht unbedingt zuverlässig, besser ist das Emailpostfach.

Einmalige Vorbereitungen:

Sie benötigen auf dem Homeoffice Arbeitsplatz eine OfficeSI-Lizenz.
Erstellen Sie im Hauptbüro eine neue Datenbank.
Dazu müssen Sie manuell ein Datenbankverzeichnis erstellen, Sie werden dann gefragt, welche Daten mitgenommen werden sollen.
Nehmen Sie Einstellungen, wahlweise Adressen, Artikel mit.
Dann passen Sie die Einstellungen der Datenbank an:

Ändern Sie den Startwert der Auftragsnummern in der 2..3 Stelle.
Das ist erforderlich damit keine doppelten Nummern entstehen können. Bei gleichen Nummern erfolgt kein Import.
Wenn Sie mehr als einen Arbeitsplatz benutzen, müssen Sie bei jedem einen anderen Nummernkreis einstellen! Der Import kann das nicht prüfen.
Schränken Sie die Rechte in der Datenbank ein.
z.B. kein Zugriff auf Einstellungen.
Passen Sie die Vorlagen an.
z.B. nur Angebote.
Richten Sie einen Emailacccount ein.
Benötigen Sie für den Emailversand.
Kundennummern.
Falls auf dem Homeoffice Arbeitsplatz neue Kunden angelegt werden, sollten dort keine Kundennummern vergeben werden.


Kopieren Sie einfach die Datenbank auf den Homeoffice Arbeitsplatz, und öffnen diese.
Fast geschafft... Im Homeoffice kann jetzt gearbeitet werden.

Sie installieren auf dem Homeoffice-Rechner dem Auftragexport, dieser befindet sich dann im Menü "Zusätzlich".

Senden oder Speichern?
Wir empfehlen Senden in ein Emailpostfach, Speichern entspricht dem Benutzen eines Cloudordners.

Auftrag-Import und Export Cloud

Der Benutzer des Homeoffice-Rechners sendet einfach ab und zu seine Aufträge an das Ziel.
Doppelte gesendete Aufträge werden ignoriert, b.z.w. erneuert.
Rechnungen/Gutschriften werden niemals übertragen.
Über Auftrag-Import und Export Cloudwird nur der markierte Auftrag übertragen.




Auf dem Hauptrechner muss lediglich das Importmodul installiert werden. Dieses erscheint dann auch im Menü "Zusätzlich".

Auftrag-Import und Export Cloud

Einige Einstellungen müssen einmalig gemacht werden.
Das Emailpostfach oder der Cloudordner.

Tip:
Sie können auch den Import mit Ihrem Standardemailprogramm empfangen, ziehen Sie dann einfach den Anhang (*.qtf) auf das Importmodul per Drag & Drop.


Das wars auch schon.




Auftrag-Import und Export Cloud

Artikel werden anhand Ihrer Artikelnummer identifiziert, wenn dieser Artikel auf dem Zielrechner nicht im Artikelstamm gefunden wird, wird lediglich der Verweis auf den Artikelstamm entfernt.
Adressen: Es werden immer alle zu den Aufträgen gehörenden Adressen mit übertragen. Auf dem Zielsystem wird eine phonetische Adresssuche durchgeführt. Wird eine ähnliche Adresse gefunden, können Sie entscheiden ob diese Adresse benutzt wird, oder die importierte Adresse.




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Beschreibung Link
Import (Auf dem Hauptrechner) Hier klicken
Export (Auf dem entfernten Arbeitsplatz, Homeoffice) Hier klicken

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