XRechnung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland
Was ist eine XRechnung, wann muss ich so eine Rechnung erstellen?Immer, wenn Sie für öffentliche Auftraggeber arbeiten, benötigen Sie ab spätesten Ende 2020 in den meisten Fällen die XRechnung.
Ob Sie wirklich eine XRechnung erstellen müssen, kann Ihnen nur der Auftraggeber sagen.
Wir stellen Ihnen mit dem Modul XRechnung eine komfortable Möglichkeit zur Verfügung, XRechnungen mit wenigen Klicks zu erstellen.
Was brauchen Sie?
1. Vom Auftraggeber bekommen Sie die Leitweg-ID, das ist eine extrem wichtige Information, denn darüber wird der eigentliche Rechnungsempfänger erkannt.
Beispiel für eine fiktive Leitweg-ID: 04011000-1234512345-06
Sie brauchen hier vor Schreibfehlern keine Angst zu haben, das Modul XRechnung prüft die Leitweg-ID automatisch auf Gültigkeit.
2. Telefonnummer & Emailadresse des Auftraggebers
3. Optionale Angaben, wenn Ihr Auftraggeber Ihnen diese mitgeteilt hat
Ihre eigenen Daten, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer oder UID, Bankverbindung.
Diese Daten müssen Sie nur einmal eingeben.
Nach der Installation finden Sie XRechnung auf Ihrem Desktop:
Das Erzeugen der XRechnung:
Sie markieren einfach die gewünschte Rechnung in OfficeSI.
Dann starten Sie das Programm XRechnung:
Geben Sie einmalig Ihre eigenen Daten ein.
Pflichtfelder sind rot hinterlegt.
Die eigentliche XRechnung:
Hier müssen mindestens die Leitweg-ID und einige Kontaktdaten eingegeben werden.
Alle anderen Felder hängen von Ihrem Auftraggeber ab. Wenn In Ihrem Vertrag diese Daten angegeben sind, müssen Sie diese in die XRechnung übertragen.
Über die Auto-Funktion können die Daten auch aus dem Auftrag oder der Adresse automatisch geholt werden, falls dort schon vorhanden. Wenn ein Feld einmal ausgefüllt wurde, wirkt die Automatik nicht.
Wenn alles ausgefüllt ist, können Sie die XRechnung erzeugen.
Sie erhalten eine Datei mit der Endung XML.
Wie kommt die XRechnung nun zum Auftraggeber?
Leider gibt es hier kein einheitliches Vorgehen, die Bundesländer und einzelne Behörden gehen hier Ihre eigenen Wege.
Welchen Weg Sie gehen müssen, wird Ihnen Ihr Auftraggeber mitteilen.
In vielen Fällen können Sie die XRechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) der Bundesverwaltung hochladen. Dazu müssen Sie sich dort registrieren.
Beispiel für Niedersachsen: https://www.navo.niedersachsen.de/
Beispiel für Thüringen: https://xrechnung-bdr.de/
Beispiel für NRW: https://erechnung.nrw
Beispiel für Bayern: https://www.e-rechnung.bayern.de/app/#/upload
Die meisten Auftraggeber nehmen auch Emails mit der XRechnung im Anhang an.
Wie empfehlen die angebotenen Webportale zu nutzen, hier können Sie (ziemlich) sicher sein, das Ihre Rechnung eingegangen ist.
Über die integrierte Emailfunktion kann die XRechnung auch direkt versendet werden.
Die meisten Auftraggeber verarbeiten diese Emails automatisch, und stellen die XRechnung dem richtigen Empfänger zu.
Große Anhänge:
Die Größe der Anhänge in der XRechnung ist laut Standard auf 10mB begrenzt.
Einige Empfänger akzeptieren aber mehr. Wir begrenzen die Größe auf 20mB.
Wenn Sie viele Nachweise einscannen müssen, ist diese Größe schnell erreicht.
In diesem Fall können Sie die URL-Funktion nutzen:
Laden Sie die Anhänge auf einen Server, z.b. einen Cloudordner, hoch.
Geben Sie hier einfach den Link auf die Daten an.
Fragen und Antworten:
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Muss zusätzlich ein PDF eingereicht werden? Nein. Nur der Inhalt der XRechnung ist relevant. Ein Rechnungsempfänger wird immer die XRechnung, also die XML-Datei, mit einem geeigneten Programm (z.b. Ultramarin Viewer) visualisieren, und so den Inhalt auf sachliche Richtigkeit prüfen. -Ist ZUGFeRD das gleiche wie XRechnung? Nein. Bei ZUGFeRD gibt es ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Das PDF selbst darf für eine Prüfung nicht verwendet werden, da nicht gewährleistet ist, das PDF und XML übereinstimmen. |
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Kann ich mein PDF nicht einfach in eine XRechnung umwandeln? Es gibt zahlreiche Programme, die behaupten, das Sie das können. Vergessen Sie es einfach, das würde nur gehen, wenn bereits im PDF alle XRechnungsfelder nach Vorgabe des Anbieters eingebaut sind. Damit haben Sie einen riesigen Mehraufwand und zusätzliche Fehlerquellen. |
Technische Informationen:
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Gültigkeitsprüfung der XRechnung, wir prüfen folgende Felder auf formale Richtigkeit: -Leitweg-ID auf Gültigkeit -Bankverbindung auf Gültigkeit -Emailadressen und Telefonnummern auf Gültigkeit -Fehlende Inhalte -Doppelte Positionsnummern -Bei fehlende Positionsnummern werden automatisch eindeutige Nummern erzeugt -Nicht erlaubte negative Preise werden konvertiert -Zeilen mit leeren Preisen werden ignoriert -Feldlängen werden geprüft -Dateinamen der Anhänge werden geprüft -Vorhandensein der Kunden Umsatzsteuer-ID, bei Rechnungen ohne Steuer, z.B. Reverse Charge § 13b UstG |
Medienbrüche?
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Ja, natürlich treten Medienbrüche auf. Immer, wenn ein Format in ein anderes überführt wird, ist das der Fall. Machen Sie daher in Ihren Rechnungen keine komplizierten Sachen. |
Versionen:
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Ab dem 01. Februar 2024 tritt die neue XRechnung Version 3.0.1 in Kraft. Unsere aktuelle Version  unterstützt diese Version. |
Einschränkungen:
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1. Gemischte Steuern werden werden nur in Einzelrechnungen unterstützt. 2. Endrechnungen mit Akonten werden nur bei einem Steuersatz unterstützt. 3. Endrechnungen mit Akonten müssen über den gesamten Zeitraum die gleichen Steuersätze nutzen. |
Wenn die XRechnung nicht akzeptiert wird:
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Beim Rechnungsempfänger wird die XRechnung zunächst auf formale Gültigkeit geprüft. Dafür werden sogenannte "Validatoren", eingesetzt. Das sind Programme, keine Menschen. Machmal ist der aktuelle Standard 3.0.1. noch nicht umgesetzt, oder es werden optionale Felder gefordert, die Sie nicht ausgefüllt haben, z.B. muss bei der Deutschen Bahn eine Lieferanschrift angegeben werden. Hier sind Sie leider auf den Rechnungsempfänger angewiesen. Sie können ziemlich verlässlich bei der Bundesdruckerei die XRechnung prüfen. Dazu müssen Sie aber einen Account anlegen. Dann in das Testsystem wecheln: Offizielles Testsystem für XRechnungen [Bundesdruckerei GmbH (bdr) |
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Beispiel für eine erfolgreiche Prüfung:  |
Beispiel für eine erfolgreiche Prüfung: https://kositvalidator.service-bw.de/ Baden-Württemberg
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Bekannte Probleme:
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Die Deutsche Bahn gibt evt. diese Warnung aus, die Rechnung wird aber akzeptiert: [UBL-CR-681] - Eine UBL-Rechnung sollte nicht den Vermerk PaymentMeans InstructionNote enthalten. Eine InstructionNote ist aber gar nicht vorhanden. |
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